10. September 2012 - Richtlinien erforderlich

Datentransfer statt Datenpanne

Für den Austausch größerer Dateien innerhalb von Projektgruppen bieten sich File-Sharing-Lösungen an. Doch Ihr Unternehmen sollte es weder dem Zufall, noch dem einzelnen Anwender überlassen, welche Lösung für den Datentransfer zum Einsatz kommt.

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File Sharing ist eine komfortable Art des Datentransfers. Jedoch sollten Richtlinien beachtet werden. (Bild: Thinkstock)

File-Sharing statt E-Mail-Anhänge

Wenn umfangreiche Dateien an Projektpartner übertragen werden sollen, ist E-Mail nicht immer die beste Wahl, selbst wenn die Mail verschlüsselt ist. So mancher schwergewichtige Dateianhang hat schon die Postfächer der Mail-Empfänger verstopft oder hat den Mail-Versand beim Absender nahezu lahmgelegt.

File-Sharing-Lösungen dagegen sind für den Austausch großer Dateien konzipiert und werden zum Teil von E-Mail-Clients sogar ausdrücklich empfohlen, wenn der Dateianhang zu umfangreich wird. Allerdings warten beim File-Sharing ganz andere Gefahren auf die Daten, als stecken zu bleiben.

Große Risiken beim File-Sharing

So fürchten laut der Symantec-Umfrage „SMB File Sharing Survey 2012“ viele Unternehmen beim Datentransfer vor allem die folgenden Punkte:

  • die Nutzung unautorisierter Lösungen (44 Prozent)
  • Schadsoftware (44 Prozent)
  • den Verlust vertraulicher Informationen (43 Prozent)
  • den unbefugten Zugriff auf sensible Daten (41 Prozent)
  • Ruf- und Imageschäden (37 Prozent)
  • den Verstoß gegen interne Richtlinien (34 Prozent)

Diese Befürchtungen sind keineswegs unbegründet. Daran sind allerdings die Unternehmen zum Teil selbst schuld.

Produktivität statt Sicherheit?

Die Mehrzahl der Unternehmen und Anwender sieht im File-Sharing einen Produktivitätsgewinn, macht sich dabei aber nicht genug Gedanken um die erforderlichen Richtlinien:

  • Wenn Mitarbeiter eine Datei mit jemanden austauschen wollen, bitten 51 Prozent ihre IT-Abteilung um Hilfe, 42 Prozent verlassen sich auf die Empfehlungen von Kunden, Partnern oder Lieferanten, 33 Prozent greifen auf das vorhandene IT-System zurück, und 27 Prozent setzen kostenfreie File-Sharing-Lösungen ein, die sie zuvor selbst online recherchiert haben. Die Vorgaben aus dem Unternehmen werden also in zahlreichen Fällen gar nicht berücksichtigt.
  • Zum Teil gibt es aber auch keine Vorgaben: Mehr als ein Fünftel der Unternehmen (22 Prozent) gab in der Symantec-Umfrage an, dass sie keine Leitfäden entwickelt haben, wie Angestellte auf Daten zugreifen und diese mit anderen teilen dürfen.

Das sollte in Ihrem Unternehmen nicht der Fall sein! Wie also steht es um Ihre internen Richtlinien für den Datenaustausch, um Datenpannen zu vermeiden?

File-Sharing-Lösungen müssen definiert werden

Da viele Anwender auf File-Sharing-Lösungen zurückgreifen, die gar nicht für den Einsatz in Unternehmen gedacht sind, fehlen verschiedene Sicherheitsmerkmale. Ihr Unternehmen sollte deshalb nicht die Mitarbeiter frei entscheiden lassen, wie der Datentransfererfolgt, sondern nach dem Bedarf des Unternehmen und der notwendigen Sicherheitsstufe eine geeignete Lösung aussuchen sowie die Nutzung zu betrieblichen Zwecken vorschreiben.

Wichtig ist es dabei auch, die Anwender zu sensibilisieren, warum eine bestimmte Lösung vorgeschrieben ist. Dabei hilft Ihnen die aktuelle Arbeitshilfe „Mitarbeiterinformation File-Sharing“:


Download:


Tipp: Wenn Sie Ihre Richtlinien im Unternehmen optimieren wollen, sollten Sie beim File-Sharing nicht stehen bleiben. Nutzen Sie eine Praxissoftware wie WEKA Datenschutz-Richtlinien und sorgen Sie so für klare Regelungen und mehr Datensicherheit.

Oliver Schonschek
Oliver Schonschek ist Diplom-Physiker und Fachjournalist.

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