5. Mai 2014 - Schutz digitaler Notizen

Datenschutz auch für Audio- und Videodateien

Dank Smartphones werden Notizen heute oftmals gesprochen und als Audiodatei gespeichert. Personenbezogene Daten sind aber auch in Sprachnotizen in Gefahr, denn der Text in Audio- und Videodateien lässt sich automatisch auswerten.

Thinkstock/mizar_21984 Audio- und Videodateien haben mittlerweile geschriebene Notizen oft abgelöst (Bild: Thinkstock/mizar_21984)

Notizzettel sind kleine Verräter

Wer braucht sie nicht, die Notizzettel oder Notizbücher, um das eigene Gedächtnis zu entlasten. Leider haben Notizen auch negative Auswirkungen: Denken Sie nur an das Risiko, das von den Notizzetteln ausgehen kann, auf denen Passwörter festgehalten werden.

Es sind in der Regel wichtige Dinge, die man sich notiert, und oftmals sind vertrauliche Inhalte darunter. Auch die neue E-Mail-Adresse eines Kunden oder die Adresse für den nächsten Besuchstermin sind darunter. Keine Frage, Notizen sind ein Thema für den Datenschutz.

Smartphones werden zum Notizblock

Viele Nutzer halten ihre Notizen inzwischen nicht mehr im Büchlein oder auf Zetteln fest, sondern nutzen ihr Smartphone dazu. Das kann zwar ebenso verloren gehen oder gestohlen werden wie ein Notizbuch, doch die Notizen werden ja vielfach ins Smartphone gesprochen, das ist praktisch. Zudem glauben viele: Ein Dieb oder unehrlicher Finder müsste sich die Notizen allesamt anhören, um etwas Brauchbares zu finden.

Leider stimmt das aber nicht, und zwar nicht nur, weil viele Anwender zu Notiz-Apps greifen, die die gesprochene Sprache via Cloud in Text umwandeln. Selbst Notizen oder Sitzungsprotokolle, die als Audio- oder Videodateien gespeichert werden, sind leicht zu missbrauchen.

Selbst Videoaufzeichnungen von Meetings lassen sich durchsuchen

Besonders kritisch kann das bei Protokollen sein: Bei Online-Meetings wird meist angeboten, die Sitzung samt Präsentation, Videochat und gesprochenem Wort als Videodatei aufzuzeichnen. Die Teilnehmer erhalten dann die Datei als Dokumentation. Zweifellos können hier zahlreiche vertrauliche Informationen enthalten sein.

Ohne entsprechenden Schutz könnten aber Sprachnotizen als Audiodatei und Meeting-Protokolle als Videodatei von unbefugten Dritten missbraucht und automatisch ausgewertet werden, zum Beispiel um enthaltene personenbezogene Daten abzugreifen.

Möglich ist dies bereits mit vielen der herkömmlichen Notizanwendungen für den PC, die auf Wunsch die Tonspur der Videodateien und die Audiodateien generell in Texte umwandeln oder gezielt die Dateien nach bestimmten Begriffen durchsuchen. Audio- und Videodateien werden also durchsuchbar und damit auch automatisiert zu möglichen Datenquellen für Datendiebe.

Alle Notizen müssen geschützt werden

Es bleibt festzuhalten: Nicht nur die klassischen Notizzettel und Notizbücher müssen vor unerlaubten Zugriffen geschützt werden. Zudem reicht es nicht, kritisch zu hinterfragen, welche Daten man einer Notiz-App auf dem Smartphone anvertraut, wenn sie die Daten in die Cloud überträgt.

Jede Form von Notizen lässt sich missbrauchen, ob in Papierform oder digital, ob auf dem Smartphone, in der Cloud oder auf dem PC. Die digitalen Notizen haben jedoch den Vorteil, dass man sie verschlüsseln kann. Dies sollte auch für Audio- und Video-Notizen geschehen. Hier besteht allerdings Aufklärungsbedarf. Nutzen Sie deshalb in Ihrer Datenschutzunterweisung am besten die Arbeitshilfe als Mitarbeiterinformation.


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Oliver Schonschek
Oliver Schonschek ist Diplom-Physiker, IT-Fachjournalist und IT-Analyst.

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