8. August 2008 - Datenschutz in Heimen

Alle Jahre wieder kommt die Heimaufsicht

Der Gesetzgeber hat zur Wahrung der Würde sowie zum Schutz der Interessen und Bedürfnisse der Heimbewohner eine Vielzahl gesetz-licher Vorschriften erlassen. Einige davon umfassen auch daten-schutzrechtliche Aspekte, die Datenschutzbeauftragte von Heimen kennen und auf deren Einhaltung sie achten sollten. Das gilt insbesondere bei einer Prüfung durch die Heimaufsicht.

Datenschutzkonzept ist Grundlage der Datenschutzorganisation (Bild: Mathias Rosenthal / iStock / Thinkstock)

Alters- und Pflegeheime unterliegen nicht nur der Kontrolle durch die zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden und durch den medizinischen Dienst der Krankenkassen. Auch der Heimaufsicht steht eine Kontrolle zu.

Heime werden regelmäßig auch von staatlicher Seite überprüft

Alle Heime, die alte Menschen sowie pflegebedürftige und behinderte Volljährige dauerhaft aufnehmen und betreuen, werden von der Heimaufsicht kontrolliert. Durch

  • wiederkehrende oder
  • anlassbezogene Prüfungen

werden sie daraufhin überprüft, ob sie die Anforderungen an den Betrieb eines Heims nach dem Heimgesetz erfüllen. Die wiederkehrenden Kontrollen finden mindestens einmal jährlich statt. Anlassbezogene Prüfungen werden durchgeführt, wenn eine Beschwerde vorliegt.

Das regelt § 15 Absatz 1 des Heimgesetzes (HeimG) vom 7. August 1974 (zuletzt geändert durch Art. 12 G v. 21. 3.2005).

Diese Aufsicht liegt bei einer staatlichen Stelle. Welche dies konkret ist, hängt von der Regelung im jeweiligen Bundesland ab.

Sehen Sie die Überprüfung positiv

Die Überprüfung von Heimen erfolgt in erster Linie zum Schutz der Bewohner. Insbesondere wird kontrolliert, ob die Bewohner angemessen betreut und gepflegt werden.

Solche Überprüfungen liegen aber auch im Interesse der mehrheitlich korrekt arbeitenden und auf das Wohl der Bewohner bedachten Einrichtungen.

Die Prüfer haben kein allumfassendes Betretungsrecht

Die mit der Überwachung des Heims beauftragten Personen sind gemäß § 15 Abs. 2 Nr. 1 HeimG befugt, Grundstücke und Räume zu betreten.

Soweit diese Räume einem Hausrecht der Bewohner unterliegen, ist der Zutritt jedoch nur mit deren Zustimmung gestattet. Weisen Sie die Bewohner auf ihr gutes Recht hin.

Sie haben aber ein sehr weitgehendes Einsichtsrecht

Im Rahmen der Prüfungen sind die Heime dazu verpflichtet, den Prüfern auf Verlangen alle erforderlichen mündlichen und schriftlichen Auskünfte zu erteilen.

Das Einsichtsrecht umfasst somit alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Betrieb des Heims anfallen und aus denen sich Informationen über die Einhaltung der heimrechtlichen Vorschriften ergeben können.

Damit muss ihnen auch die gesamte Pflegedokumentation, also ein Dokument mit höchst sensiblen Daten, vorgelegt werden.

Häufig genügt auch die Weitergabe anonymisierter Daten

Andererseits müssen alle an einer Heimprüfung beteiligten Stellen immer vorab prüfen, ob und inwieweit die Erhebung bzw. Übermittlung personenbezogener Daten für die Prüfung erforderlich ist.

Überprüfen Sie daher bei jeder Kontrolle, ob nicht bereits die Weitergabe nicht personenbezogener oder anonymisierter Daten ausreicht.

Details zur Anonymisierung finden Sie in § 3 Abs. 7 BDSG.

Die Prüfer erhalten Kenntnis von sehr sensiblen Daten

Die mit der Überwachung beauftragten Personen dürfen sich mit den Bewohnern in Verbindung setzen und die Beschäftigten befragen.

Dabei gelangen ihnen in der Regel auch sehr sensible Daten zur Kenntnis, beispielweise Gesundheitsdaten der Heimbewohner und Personaldaten der Heimbediensteten.

Auch der Zugriff auf Unterlagen, die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen, ist möglich. Das gilt, wenn dies zum Schutz der Interessen und Bedürfnisse der Heimbewohner und für die Effizienz der Heimkontrollen notwendig ist.

Aussageverweigerungsrecht beachten

Sie sollten aber die Auskunftspflichtigen darauf hinweisen, dass sie die Auskunft auf Fragen verweigern können, deren Beantwortung sie selbst oder einen Angehörigen (nach § 383 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 der Zivilprozessordnung) der Gefahr strafgerichtlicher Verfolgung oder eines Verfahrens nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten aussetzen würde (§ 15 Absatz 9 HeimG).

 

Der Heimträger ist zu umfassenden Aufzeichnungen verpflichtet
Gemäß § 13 Abs. 1 HeimG hat der Träger eines Heims nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buch- und Aktenführung Aufzeichnungen über den Betrieb zu machen sowie die Qualitätssicherungsmaßnahmen und ihre Ergebnisse zu dokumentieren.

Diese Aufzeichnungen enthalten auch personenbezogene Angaben: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und Ausbildung der Beschäftigten, Arbeitszeit, Tätigkeit und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses sowie Dienstpläne.

Auch der Name, der Vorname, das Geburtsdatum, das Geschlecht und der Betreuungsbedarf der Bewohner sowie bei Pflegebedürftigen die Pflegestufe müssen aus den Aufzeichnungen ersichtlich sein.

Diese Aufzeichnungen sowie die sonstigen Unterlagen und Belege über den Betrieb eines Heims sind fünf Jahre aufzubewahren. Danach sind sie zu löschen.

Personenbezogene Unterlagen sicher aufbewahren!

Achten Sie darauf, dass diese Aufzeichnungen, soweit sie personenbezogene Daten enthalten, so aufzubewahren sind, dass nur Berechtigte Zugang haben (§ 13 Abs. 2 HeimG).

Externe Sachverständige sollten keine personenbezogenen Daten verarbeiten

Es steht der zuständigen Überwachungsbehörde gemäß § 15 Abs. 2 HeimG frei, zu ihren Prüfungen weitere fach- und sachkundige Personen, z.B. Mitarbeiter eines Gesundheits- oder Sozialamts, hinzuzuziehen.

Sie sollten darauf achten, dass diese Sachverständigen – obwohl sie zur Verschwiegenheit verpflichtet sind – keine personenbezogenen Daten über Bewohner speichern und/oder an Dritte übermitteln.

Die zuständigen Stellen sind zur Kooperation verpflichtet

Gemäß § 20 Abs. 1 HeimG sind die zuständigen (Aufsichts-)Behörden, die Pflegekassen, deren Landesverbände, der medizinische Dienst der Krankenversicherung und die zuständigen Träger der Sozialhilfe verpflichtet, eng zusammenzuarbeiten.

Im Rahmen dieser Zusammenarbeit sollen die genannten Beteiligten sich gegenseitig informieren, ihre Prüftätigkeit koordinieren sowie Einvernehmen über Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Mängelbeseitigung anstreben.

Die Kooperation beinhaltet auch den Datenaustausch

Die oben genannten Stellen sind berechtigt und verpflichtet, erforderliche Angaben untereinander auszutauschen.

Prüfen Sie die Erforderlichkeit von Datenübermittlungen

Soweit Ihnen derartige Übermittlungen bekannt werden, sollten Sie – soweit möglich – die Erforderlichkeit im konkreten Einzelfall überprüfen.

Die Erforderlichkeit personenbezogener Datenerhebung und -übermittlung kann insbesondere abhängig sein

  • vom Prüfungsanlass,
  • vom Prüfungszweck und
  • von möglichen Konsequenzen.

Daten vor Übermittlung möglichst anonymisieren

Bei allen Datenübermittlungen müssen natürlich die datenschutzrechtlichen Vorschriften beachtet werden.

Das gilt insbesondere zur Wahrung der Vertraulichkeit. So sind personenbezogene Daten vor der Übermittlung generell zu anonymisieren (§ 20 Abs. 2 HeimG).

Von diesem Anonymisierungsgebot kann gemäß § 20 Abs. 3 HeimG nur bei personenbezogenen Daten abgewichen werden, die an die Pflegekassen und den medizinischen Dienst der Krankenversicherung übermittelt werden, soweit dies für Zwecke nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch erforderlich ist.

Zweckbindung beachten!

Das Datenschutz-Gebot der Zweckbindung schreibt vor, dass die übermittelten Daten von den Empfängern nicht zu anderen Zwecken verarbeitet oder genutzt werden dürfen.

Löschungspflichten einhalten!

Sie müssen spätestens nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Daten gespeichert worden sind.

Auf Unterrichtungspflichten hinweisen!

Weisen Sie die Heimbewohner auf ihr Recht hin, über die übermittelten Daten unterrichtet zu werden.

Wenn Sie die genannten Punkte berücksichtigen, können Sie der Prüfung durch die Heimaufsicht gelassen entgegensehen.

Udo Höhn
Udo Höhn ist Referent im Sachgebiet „Technik und Organisation“ beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz.

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