Datenschutz-Tools: So verhindern Sie falsche Erwartungen

Haben die Anwender falsche Vorstellungen, bleiben Datenschutzaufgaben liegen. Deshalb sollte Datenschutz-Software immer Gegenstand einer Datenschutzunterweisung sein.

Was die Software leisten kann

Die Marktforscher von Gartner beschreiben die Möglichkeiten von Datenschutzmanagement-Tools so: Privacy-Management-Tools helfen Organisationen,

• Datenschutz-Folgenabschätzungen durchzuführen,
• Verarbeitungsaktivitäten anhand von Anforderungen aus Datenschutzbestimmungen zu überprüfen,
• Vorfälle zu verfolgen, die zu einer unbefugten Offenlegung personenbezogener Daten führen (Untersuchung, Korrektur, Meldung),
• den Datenfluss personenbezogener Daten zu analysieren und zu dokumentieren (Art der Daten, Zweck der Verarbeitung, Datenverantwortlicher),
• Datenschutzrichtlinien – für die sie Vorlagen bereitstellen – zu erstellen und zu verbreiten und
• Datenschutzoptionen der Benutzer zu verfolgen (z.B. Benutzer bestätigen, die Richtlinien gelesen zu haben).

Allerdings: Die genauen Leistungen hängen vom jeweiligen Tool ab. Auf dem Markt gibt es eine große Bandbreite an Lösungen, die sich als Datenschutz-Software bezeichnen. Das können z.B. Tools zum Aufspüren personenbezogener Daten sein (Data Discovery), Werkzeuge für die Anonymisierung oder Pseudonymisierung, Software zur Verwaltung von Einwilligungen (Consent Manager), aber auch Programm-Pakete, die gleich mehrere solcher Funktionen in sich vereinen.

Wer Datenschutz-Tools einsetzen möchte, muss also – wie bei jeder Software – einen genauen Blick auf den Funktionsumfang werfen. …

Oliver Schonschek