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Betroffenenanfragen: So gelingt der Umgang damit
Anfragen von betroffenen Personen sind mittlerweile sehr häufig. Zeigen Sie anhand von Praxisbeispielen etwa zur telefonischen Auskunft, wie die Kolleginnen und Kollegen mit Betroffenenrechten korrekt verfahren.
Ganz wesentlich ist es, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die möglicherweise Betroffenenanfragen z.B. mit der Bitte um Auskunft oder Löschung erhalten und bearbeiten, zu jedem Schritt zu informieren und zu schulen:
- Zunächst geht es v.a. darum, dass die Anfrage fristgerecht und korrekt beim zuständigen Mitarbeiter im Bereich Datenschutz ankommt.
- Liegt die konkrete Anfrage der richtigen Person vor, muss diese zeitnah einige Punkte prüfen und direkt umsetzen.
- Im Nachgang erhält die betroffene Person selbst fristgerecht eine finale Rückmeldung.
Warum ist es so wichtig, planvoll zu handeln?
Die Rechte der Betroffenen ergeben sich aus Art. 12 bis 22 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies sind im Speziellen die Rechte auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Falsch mit den Betroffenenrechten umzugehen, kann zu hohen Bußgeldern und Klagen führen. Das lässt sich mit einer guten Vorbereitung verhindern.
Was sind die ersten To-dos bei allen Anfragen?
Die erste Herausforderung ist bereits, keine vorschnelle Auskunft zu erteilen. Raten Sie dringend, die Anfragen nicht telefonisch, sondern schriftlich zu beantworten. Empfehlen Sie zudem, dass die betroffene Person zeitnah eine Eingangsbestätigung erhält. Zugleich gilt es zu prüfen, ob sie lediglich das Recht auf Auskunft oder gleich mehrere Ansprüche geltend macht.
Teilweise kommt es vor, dass die betroffene Person das falsche Unternehmen kontaktiert. In diesem Fall ist es wichtig, die Anfrage …
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